Doppelte Werte in Tabellen verhindern
So verhindert man in einem bestimmten Tabellenbereich das Vorkommen doppelter Werte. Produkt- oder Kundennummern müssen eindeutig bleiben. Kein Benutzer darf im entsprechenden Tabellenbereich doppelte Werte eingeben. Dazu markiert man die betreffenden Zellen und klickt im Register Daten auf die Schaltfläche Datenüberprüfung – unter Office 2003 den Menübefehl Daten/Gültigkeit….Im Dialogfenster Datenüberprüfung (Office 2003: Gültigkeitsprüfung) stellt man auf der ersten Registerkarte im Listenfeld unter Zulassen die Option Benutzerdefiniert ein. Als Formel gibt man =ZÄHLENWENN($$:$ $; )=1 an und für die Platzhalter setzt man die Zellenangaben ein. Für die Zellen A2 bis A8 lautet die Formel =ZÄHLENWENN($A$2:$A$8;A2)=1. Darauf achten das man den Bereich absolut (Dollarzeichen) und das Kriterium – hier die jeweils erste Zelle des Bereichs – relativ (ohne Dollarzeichen) definieren muss. Im Übrigen muss sich der zu überprüfende Bereich nicht auf eine Spalte erstrecken. Überprüfen, dass im Register Fehlermeldung die Option Fehlermeldung anzeigt, wenn ungültige Daten eingegeben wurden aktiviert ist, und gibt hier Titel und Text für die Fehlermeldung an. Zuletzt den Dialog Datenüberprüfung mit OK bestätigen.
Ordnerfreigabe im Heimnetz
Die klassische Anwendung in einem Netzwerk ist der Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Rechnern. Zum Beispiel können Sie unter Windows XP einen beliebigen Ordner im Netzwerk für andere Personen bzw. Rechner freigeben.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und wählen Sie im Kontextmenü „Freigabe und Sicherheit“. Setzen Sie im folgenden Fenster einen Haken vor „Diesen Ordner im Netzwerk freigeben“ und bestätigen Sie mit „OK“.
Kurze Zeit später haben andere Anwender im Heimnetz über deren Netzwerkumgebung bereits Zugriff auf diesen freigegebenen Ordner. Um die Angelegenheit zu beschleunigen, gibt man den Computernamen des PCs mit der Freigabe gleich direkt in den Explorer ein: \\ Und gleich darauf werden alle freigegebenen Ordner dieses PCs angezeigt.
PowerPoint ohne PowerPoint
Eine mit PowerPoint 2007 erstellte Präsentation lässt sich vom USB-Stick auf einem beliebigen PC wiedergeben – selbst wenn darauf gar kein PowerPoint installiert ist.
Verfahren Sie dazu wie folgt: Öffnen Sie die gewünschte Präsentation mit PowerPoint 2007 und klicken Sie links oben auf die Office-Schaltfläche.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die Option „Veröffentlichen“ und wählen Sie rechts daneben die Option „Verpacken für CD“. Im folgenden Dialogfeld unter „CD benennen“ geben Sie einen Namen für den Ordner an, in den PowerPoint Ihre Präsentation zusammen mit den Dateien für die Wiedergabe speichern soll.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „In Ordner kopieren“ und wählen Sie mit „Durchsuchen“ Ihren angeschlossenen USB-Datenstick als Speicherort aus. Bestätigen Sie mit „OK“ und „Ja“. Nach dem Kopiervorgang „Schließen“ Sie das Dialogfenster wieder.
Sie können die Präsentation nun auf einem beliebigen Rechner ausführen, indem Sie mit der Datei „PPTVIEW.exe“ den PowerPoint Viewer starten und in dessen Fenster per Doppelklick Ihre PowerPoint-Datei aufrufen.
Folien mit Notizen ausdrucken
Manchmal kann es sehr praktisch sein, Folien mit Anmerkungen zu versehen. Diese Notizen dienen als Gedankenstütze und sind nur für den Vortragenden zu sehen.
Praktischerweise lassen sich die Folien samt Notizen ausdrucken, was den Vortrag wiederum erleichtert. Um die Notizfunktion zu nutzen, aktivieren Sie in PowerPoint in der Folien- oder Gliederungsübersicht zunächst die Folie, zu der Sie Notizen anlegen möchten.
Den Notizbereich finden Sie am unteren Rand unterhalb der Folie. Um den Text einzugeben, klicken Sie wie gewohnt auf den Platzhaltertext und schreiben Sie die Notiz hinein. Mithilfe des Trennbalkens lässt sich der Bereich vergrößern.
Klicken Sie im Bereich „Ansicht“ auf die „Notizenseite“, um die Folie samt Notiz anzuzeigen. Über den Druckbefehl lässt sich die Seite selbstverständlich auch ausdrucken.
Outlook nutzen wenn Outlook nicht geht
Gerade Outlook ist ständigen Veränderungen unterworfen.
Einträge werden zugefügt, gelöscht oder verschoben, was über kurz oder lang zu Programmabstürzen führen kann. Stürzt Ihr Outlook manchmal ab, nutzen Sie doch einfach die Reparaturfunktion des Programms, die seit der Version Outlook 2000 auf der Installations-CD mitgeliefert wird.
Sichern Sie über „Datei/Exportieren/In eine Datei exportieren“ zunächst alle Outlook-Informationen, legen Sie die Installations-CD ein und gehen Sie auf „?/Erkennen und Reparieren“. In Outlook 2007 heißt der entsprechende Befehl „?/Microsoft Office-Diagnose“.
Die Option „Meine Verknüpfungen während der Überprüfung wiederherstellen“ bleibt eingeschaltet. Ab Outlook XP gibt es die Option „Benutzerdefinierte Einstellungen verwerfen und Standardeinstellungen wiederherstellen“, die Sie aktivieren, wenn Sie vermuten, dass kürzlich vorgenommene Einstellungen Ihrerseits die Probleme hervorrufen.
Klicken Sie auf „starten“ und folgen Sie den Anweisungen.
Farbschema ändern
Obwohl PowerPoint viele Vorlagen mitliefert kann man, wenn man mit der Farbgebung der Vorlage doch nicht zufrieden ist, das Farbschema ändern. Zuerst die Vorlage auswählen und anschließend die Aufgabenleiste schließen. Jetzt im Menü Format den Befehl Foliendesign wählen und dann in der Aufgabenleiste Foliendesign auf den Eintrag Farbschemas anklicken. In der Aufgabenleiste sieht man jetzt eine Auswahl an Folien mit unterschiedlichen Farbzusammenstellungen. Auf eines der Vorschaubilder klicken, nun wird das Farbschema auf die Folien übertragen. So kann man immer sehen, wie die Farben auf den Folien wirken und um am Ende das passende Farbschema festzulegen. Dieses lässt sich auch dann noch ändern, wenn man schon mehrere Folien erstellt hat. Die Änderung bezieht sich automatisch auf alle Folien, die auf der entsprechenden Folie basiert. Gefällt einem keines der angebotenen Farbschemas, kann man die Farbe ändern, indem man in der Aufgabenleiste ganz unten auf den Eintrag Farbschemas bearbeiten klickt. Im folgenden Dialogfenster richtet man die Farben für die verschiedenen Objekte der Folie nacheinander ein. Dazu unter Schemafarben auf das Farbquadrat vor dem entsprechenden Eintrag klicken und anschließend auf Farbe ändern. Mit einem Klick auf Übernehmen bestätigt man die Farbänderung.
automatische Anschrift in E-Mails
Wenn man seine privaten oder geschäftlichen E-Mails automatisch mit seiner Anschrift versehen will muss man erstmal eine Signatur einrichten. Der Befehl zum Einrichten dieser Signatur ist allerdings etwas versteckt. Zuerst Outlook starten und im Menü Extras den Eintrag Optionen auswählen, dann im gleichnamigen Dialogfenster zum Register E-Mail-Format wechseln und auf die Schaltfläche Signaturen klicken. Um eine Signatur anzulegen, klickt man im nächsten Dialog auf die Schaltfläche Neu und vergibt zunächst einen Namen für die Signatur, dann das Fenster mit OK schließen. Anschließend im Fenster Signatur bearbeiten seine persönlichen Daten eingeben. In E-Mails die in HTML-Format verschickt werden können Signaturen auch formatiert werden. Dazu einfach die Anschrift markieren und die passende Schriftart und Farbe über die Symbole oberhalb des Eingabefeldes auswählen. Nun legt man noch fest wann die Signatur an E-Mails angehängt werden soll. Dazu im Textfeld Neue Nachrichten die eigene Signatur auswählen. Alle neu verfassten E-Mails erhalten dann automatisch diese Signatur. Wenn man im Feld Antworten/Weiterleiten ebenfalls seine Signatur auswählt, wird diese auch an Antwort-Mails oder an weitergeleitete E-Mails angehängt. Jetzt die Angaben mit Klick auf OK und auch die Dialog Optionen mit OK schließen.
Dokumente in PDF-Format übersetzen
Die Webseite www.koolwire.com übersetzt Office-Dokumente ins PDF-Format – und umgekehrt. Kostenlos, zuverlässig und schnell. Auch MP3 und Wave lassen sich wandeln, auch per E-Mail. Da sich nicht kontrollieren lässt was mit den Daten passiert, sollte man keine sensiblen Dokumente hoch laden oder einsenden.
Daten auswerten mit Autofilter
Excel bietet mit dem Autofilter eine komfortable Möglichkeit zur Auswertung von Daten. Damit wählt man bestimmte Einträge aus einer Tabelle und hebt diese hervor.
Zuerst markiert man die Überschriftenzeile in der Tabelle, aktiviert in der Menüleiste den Befehl Daten, zieht den Cursor auf den Eintrag Filter und klickt im Untermenü auf den Befehl Autofilter. Die Spalten in der Überschriftenzeile der Tabelle werden mit kleinen Auswahlpfeilen versehen. Nun auf die Spalte, aus der man die Einträge filtern möchten, klicken. Excel zeigt jetzt eine Auswahlliste an. Den gewünschten Eintrag markieren, schon werden die passenden Einträge gefiltert. Der Auswahlpfeil der gewählten Spalte wird blau dargestellt. Um wieder alle Einträge zu sehen, klickt man auf den Auswahlpfeil und dort auf den Eintrag Alle. Danach kann man auch nach mehreren Spalten gleichzeitig filtern, jede gefilterte Spalte zeigt einen blauen Auswahlpfeil an. Um alle Filterungen mit einem einzigen Vorgang wieder rückgängig zu machen, wählt man den Menübefehl Daten aus, dann Filter und klickt im Untermenü auf den Befehl Alle anzeigen.
