Officetipps

Oft erhält man Word-Dokumente, die ein Bild oder Foto enthalten. Word bietet jedoch keine Möglichkeit an, dieses als separate Datei zu speichern. Mithilfe von PowerPoint lassen sich die Fotos verlustfrei speichern. Markieren Sie das Bild in Word und kopieren Sie es in die Zwischenablage mit der Tastenkombination „Strg + C“. Starten Sie PowerPoint und erstellen Sie ein neues Dokument. Fügen Sie das Bild mit „Strg + V“ ein. Markieren Sie das Bild und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie nun den Befehl „Als Grafik speichern…“. Um das Bild verlustfrei zu sichern, ändern Sie den Dateityp auf „.tif“ oder „.bmp“.
Wenn Sie kein PowerPoint besitzen, dann speichern Sie das Word-Dokument als HTML-Datei. Gehen Sie auf „Datei/Speichern unter“ und wählen Sie als Dateityp „Website (*.htm,*.html)“. Word speichert nun das Dokument als HTML-Datei und legt zusätzlich einen entsprechenden Unterordner an, in dem Sie alle Grafiken, die im Word-Dokument enthalten waren, als Dateien speichern können.

Führen Sie eine PowerPoint-Präsentation auf einem anderen Rechner aus, kann es passieren, dass einige Schriften falsch angezeigt werden. Das passiert immer dann, wenn auf dem anderen PC die ursprünglichen Schriften nicht installiert sind. Um dies zu verhindern, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Präsentation und gehen Sie im Menü auf „Extras/Optionen/Speichern“. Aktivieren Sie das Kästchen vor „True-Type-Schriftarten einbetten“. Wird die Präsentation auf dem Ziel-PC nur abgespielt und nicht bearbeitet, wählen Sie stattdessen „Nur verwendete Zeichen einbetten“.

Zum Start der Rechtschreibreform hat Microsoft schon vor Jahren seine Word-Versionen entsprechend aktualisiert. Einige umstrittene und unklare Regelungen wurden jedoch noch einmal geändert und sind erst seit August 2007 wirksam. Wir verraten, wie Sie die Rechtschreibprüfung von Word auf den allerneusten Stand bringen. Aktualisieren Sie zunächst Word und Office. Rufen Sie im Internet Explorer tinyurl.com/2ggd6e und klicken Sie auf „Weiter“. Installieren Sie alle vorgeschlagenen Office-Updates. Bitte halten Sie hierfür auch Ihre Office-CD griffbereit, nach der manchmal verlangt wird. Word-2003-Anwender gehen auf support.microsoft.com/kb/923348/de Dort finden Sie eine Beschreibung zum Rechtschreibproblem. Suchen Sie nach dem Abschnitt „Client-Update (Einzelcomputer)“ und klicken Sie dort auf „Paket Office2003- KB923348-DEU.exe jetzt herunterladen“. Nachdem Sie die etwa 10 MByte große EXE-Datei heruntergeladen haben, beenden Sie alle aktiven Office-Programme. Starten Sie die EXE-Datei und geben Sie ein beliebiges Verzeichnis an (etwa „C:\temp“), in das die Update-Dateien entpackt werden. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Mssp3ge.msp“ und folgen Sie den Anweisungen. Sie müssen den PC nicht neu starten, sondern können Word sofort öffnen. Die geänderte Rechtschreibprüfung steht jetzt zur Verfügung. Word-2002-Anwender rufen die Seite support.microsoft.com/kb/923347/de auf. Scrollen Sie zum Abschnitt „Client-Update (Einzelcomputer)“ und klicken Sie auf „Paket OfficeXP KB923347-DEU.exe jetzt herunterladen“. Starten Sie nach dem Download diese etwa 6 MByte große EXE-Datei und geben Sie ein beliebiges Verzeichnis an, in das alle Update-Dateien entpackt werden. Klicken Sie dort doppelt auf „Mssp3ge.msp“ und folgen auch hier den weiteren Anweisungen.

Wer unter Excel viel mit Uhrzeit- und Stundeneinträgen arbeiten muss, etwa bei einer Arbeitszeiterfassung, muss den trennenden Doppelpunkt mühselig per Tastenkombination eingeben ([Shift]+[Punkt]). Dieser Doppelpunkt weist Excel dann an, dass hier mit Uhrzeiten zu rechnen ist. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie Excel für sich arbeiten lassen. Dazu öffnen Sie im Menü Extras die Funktion Autokorrektur-Optionen. Im Register AutoKorrektur tippen Sie unter Ersetzen zwei Kommas ein, in das Feld unter Durch den Doppelpunkt. Bestätigen Sie den neuen Eintrag mit Hinzufügen und OK. Bei Uhrzeit und Stundeneinträgen tippen Sie nun zweimal die Komma-Taste im Ziffernblock der Tastatur anstelle des Doppelpunkts. Die AutoKorrektur von Excel wandelt dann die zwei Kommas automatisch in den Doppelpunkt um.

Sie haben unter PowerPoint die Möglichkeit, Diagramme selbst zu konstruieren. Microsoft hat dazu die bekannte Excel-Diagramm-Funktion als Mini-Version in die Menüleiste von PowerPoint integriert. Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf die Option „Diagramm“.
PowerPoint zeigt nun ein Beispieldiagramm mit der zugehörigen Datentabelle. Hier können Sie durch einfaches Überschreiben Ihre Daten eintragen und den Diagrammtyp wählen. Das Diagramm lässt sich auf der Folie verschieben, vergrößern oder verkleinern.

Wenn Sie in einer Präsentation mit Folien im Hoch- und Querformat arbeiten möchten, müssen Sie zwei Präsentationsdateien miteinander verknüpfen. In PowerPoint ist für das Folien-Layout standardmäßig das Querformat vorgesehen. Sie müssen die Folien, die Sie im Hochformat ausrichten wollen, in eine neue Präsentationsdatei verschieben. Wählen Sie in der Normalansicht auf der Registerkarte „Folien“ die Folien aus, die Sie ändern möchten. Im Anschluss klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf „Ausschneiden“ und öffnen Sie eine neue Präsentation. Klicken Sie dann im Menü „Bearbeiten“ auf „Einfügen“. Nun müssen Sie die Orientierung der Folien in der neuen Präsentation verändern. Klicken Sie dazu im Menü „Datei“ auf „Seite einrichten“. Wählen Sie im Anschluss unter „Orientierung“ für „Folien“ auf „Hochformat“. Jetzt speichern Sie die Präsentation und müssen wie folgt eine Verknüpfung von der ursprünglichen Präsentation zu der neuen Präsentation herstellen.
Markieren Sie in der ursprünglichen Präsentation auf der Folie, die einer Hochformatfolie vorn ansteht, einen Text oder ein Objekt, der oder das als Verknüpfung zur der neuen Präsentation dienen soll.
Klicken Sie dann im Menü „Bildschirmpräsentationen“ auf „Aktionseinstellungen“ und dort auf „Hyperlink zu“. Wählen Sie im Anschluss in der Liste „Andere PowerPoint-Präsentation“ und den Pfad zur Präsentation mit den Hochformaten. Wählen Sie dann die entsprechende Hochformatsfolie aus der zweiten Präsentation aus und bestätigen Sie zweimal mit „OK“. Um nun vom Hochformat wieder auf das Querformat zu wechseln, erstellen Sie einen Hyperlink von der Hochformatfolie auf eine Folie der ursprünglichen Präsentation. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim eben beschriebenen Wechsel vom Quer- auf das Hochformat. Diesen Wechsel können Sie beliebig, je nach Folienanzahl, wiederholen. Speichern Sie beide Präsentationen in einem Verzeichnis. Zur Vorführung der Präsentation benötigen Sie immer beide Dateien im gleichen Verzeichnis, damit die Hyperlink-Verknüpfungen nicht verloren gehen.

Damit Word-Dokumente mit vielen Bildern und Grafiken nicht zu groß werden, sollten Sie diese nicht in das Dokument einfügen, sondern mit dem Dokument verknüpfen. Wenn Sie ein Bild oder eine Grafik mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, müssen Sie in diesem Fall im Menü „Einfügen“ den Punkt „Grafik\Aus Datei“ wählen. Im Anschluss setzen Sie im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Verknüpfung mit Datei“. Gegebenenfalls müssen Sie, wenn vorhanden, das Häkchen bei „Mit Dokument speichern“ entfernen, um eine direkte Einbettung des Bildes in das Dokument zu verhindern. Jetzt ist nur ein Link im Dokument auf das entsprechende Bild vorhanden und die Datei bleibt klein und handhabbar. Es gibt aber jetzt einiges zu beachten:
Sie dürfen die Bilddatei nun nicht mehr umbenennen oder an einen anderen Ort verschieben. Word würde so das Bild nicht mehr finden und nur einen leeren Grafikrahmen darstellen. Sollte es doch geschehen, müssen Sie eine neue Verknüpfung aufbauen.
Klicken Sie den leeren Bilderrahmen mit der rechten Maustaste an, er sollte nun mit kleinen, schwarzen Quadraten eingefasst sein. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Verknüpfungen“ aus.
Über die Schaltfläche „Quelle wechseln“ geben Sie den aktuellen Pfad zum neuen Speicherort des Bildes ein. Sollte es nicht sofort erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“.
Wenn Sie die Word-Datei mit den Bildverknüpfungen weitergeben, beispielsweise als Anhang in einer E-Mail, müssen Sie die Bilder auch mit weitergeben und der Empfänger muss, wie eben beschrieben, die Links erneuern.
Sie können vor der Weitergabe die Bilder aber auch wieder in das Dokument integrieren, indem Sie im Menü „Einfügen“ und „Grafik\Aus Datei“ im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Grafik im Dokument speichern“ setzen. Damit vergrößern Sie allerdings wieder den Speicherbedarf des Dokuments.

Schreibt man seine Texte in Standardschriftarten wie beispielsweise „Arial“ oder „Times New Roman“, hat der Empfänger in der Regel keine Schwierigkeiten, den Text korrekt darzustellen. Verwenden Sie aber exotische Schriftarten, sollte man diese Fonds in das Dokument einbetten. Dann ist der Text auch für den Empfänger lesbar. Ist Ihr Dokument fertig, öffnen Sie im Menü „Extras“ das Untermenü „Optionen“. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte „Speichern“. Aktivieren Sie im Anschluss die Option „TrueType-Schriftarten einbetten“. Um Speicherplatz zu sparen – besonders wichtig für den Online-Versand von Dokumenten – müssen Sie nicht alle Zeichen integrieren. Aktivieren Sie deshalb noch zusätzlich die Option „Nur verwendete Zeichen einbetten“. Sie sollten die Fonds aber nur in Texte einbinden, die Sie an fremde PCs weitergeben.

Bekanntlich lassen sich empfangene Nachrichten mit Outlook weiterleiten. Allerdings lässt sich dabei der Text einer Nachricht beliebig verändern. Da Sie oft sensible E-Mails versenden, wollen Sie verhindern, dass man Ihren Originaltext manipuliert.
Jeder, der eine Nachricht weiterleitet, kann diese normalerweise auch verändern. Das ist sinnvoll, etwa um eigene Kommentare oder Bemerkungen einzufügen. Allerdings öffnet dies auch Tür und Tor für Manipulationen. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Vertraulichkeitsstufe Ihrer E-Mail ändern. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Klicken Sie im Menü der E-Mail auf „Ansicht/Optionen“. Wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit“ die Option „Privat“ und klicken Sie auf „Schließen“. Für die Empfänger dieser E-Mail ist es nun unmöglich, den Originaltext Ihrer Nachricht zu verändern, wenn Sie diese weiterleiten.

Normalerweise lässt sich der Originaltext einer E-Mail beim „Antworten“ oder „Weiterleiten“ beliebig verändern. Das ist durchaus sinnvoll, wenn es notwendig erscheint, Kommentare oder Antworten zu einer Mail hinzuzufügen.
Bei vertraulichen Dokumenten sieht das schon anders aus. Nette Kollegen können diese offene Art der Kommunikation schnell ausnutzen und mit Manipulationen beträchtlichen Schaden anrichten. Schon ein Komma an der falschen Stelle einer Bilanz kann zu ungeahnten Folgen führen.
Wenn Sie eine Mail vor einer Textmanipulation sichern wollen, klicken Sie im Menü der verfassten Mail auf „Ansicht“ und dann auf „Optionen“. Stellen
Sie im Anschluss im Feld „Vertraulichkeit“ den Begriff „Privat“ ein. Mit „Schließen“ verlassen Sie die Eingabe, der originale E-Mail-Text ist gesichert.