Officetipps

Sie haben unter PowerPoint die Möglichkeit, Diagramme selbst zu konstruieren. Microsoft hat dazu die bekannte Excel-Diagramm-Funktion als Mini-Version in die Menüleiste von PowerPoint integriert. Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf die Option „Diagramm“.
PowerPoint zeigt nun ein Beispieldiagramm mit der zugehörigen Datentabelle. Hier können Sie durch einfaches Überschreiben Ihre Daten eintragen und den Diagrammtyp wählen. Das Diagramm lässt sich auf der Folie verschieben, vergrößern oder verkleinern.

Wenn Sie in einer Präsentation mit Folien im Hoch- und Querformat arbeiten möchten, müssen Sie zwei Präsentationsdateien miteinander verknüpfen. In PowerPoint ist für das Folien-Layout standardmäßig das Querformat vorgesehen. Sie müssen die Folien, die Sie im Hochformat ausrichten wollen, in eine neue Präsentationsdatei verschieben. Wählen Sie in der Normalansicht auf der Registerkarte „Folien“ die Folien aus, die Sie ändern möchten. Im Anschluss klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf „Ausschneiden“ und öffnen Sie eine neue Präsentation. Klicken Sie dann im Menü „Bearbeiten“ auf „Einfügen“. Nun müssen Sie die Orientierung der Folien in der neuen Präsentation verändern. Klicken Sie dazu im Menü „Datei“ auf „Seite einrichten“. Wählen Sie im Anschluss unter „Orientierung“ für „Folien“ auf „Hochformat“. Jetzt speichern Sie die Präsentation und müssen wie folgt eine Verknüpfung von der ursprünglichen Präsentation zu der neuen Präsentation herstellen.
Markieren Sie in der ursprünglichen Präsentation auf der Folie, die einer Hochformatfolie vorn ansteht, einen Text oder ein Objekt, der oder das als Verknüpfung zur der neuen Präsentation dienen soll.
Klicken Sie dann im Menü „Bildschirmpräsentationen“ auf „Aktionseinstellungen“ und dort auf „Hyperlink zu“. Wählen Sie im Anschluss in der Liste „Andere PowerPoint-Präsentation“ und den Pfad zur Präsentation mit den Hochformaten. Wählen Sie dann die entsprechende Hochformatsfolie aus der zweiten Präsentation aus und bestätigen Sie zweimal mit „OK“. Um nun vom Hochformat wieder auf das Querformat zu wechseln, erstellen Sie einen Hyperlink von der Hochformatfolie auf eine Folie der ursprünglichen Präsentation. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim eben beschriebenen Wechsel vom Quer- auf das Hochformat. Diesen Wechsel können Sie beliebig, je nach Folienanzahl, wiederholen. Speichern Sie beide Präsentationen in einem Verzeichnis. Zur Vorführung der Präsentation benötigen Sie immer beide Dateien im gleichen Verzeichnis, damit die Hyperlink-Verknüpfungen nicht verloren gehen.

Damit Word-Dokumente mit vielen Bildern und Grafiken nicht zu groß werden, sollten Sie diese nicht in das Dokument einfügen, sondern mit dem Dokument verknüpfen. Wenn Sie ein Bild oder eine Grafik mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, müssen Sie in diesem Fall im Menü „Einfügen“ den Punkt „Grafik\Aus Datei“ wählen. Im Anschluss setzen Sie im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Verknüpfung mit Datei“. Gegebenenfalls müssen Sie, wenn vorhanden, das Häkchen bei „Mit Dokument speichern“ entfernen, um eine direkte Einbettung des Bildes in das Dokument zu verhindern. Jetzt ist nur ein Link im Dokument auf das entsprechende Bild vorhanden und die Datei bleibt klein und handhabbar. Es gibt aber jetzt einiges zu beachten:
Sie dürfen die Bilddatei nun nicht mehr umbenennen oder an einen anderen Ort verschieben. Word würde so das Bild nicht mehr finden und nur einen leeren Grafikrahmen darstellen. Sollte es doch geschehen, müssen Sie eine neue Verknüpfung aufbauen.
Klicken Sie den leeren Bilderrahmen mit der rechten Maustaste an, er sollte nun mit kleinen, schwarzen Quadraten eingefasst sein. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Verknüpfungen“ aus.
Über die Schaltfläche „Quelle wechseln“ geben Sie den aktuellen Pfad zum neuen Speicherort des Bildes ein. Sollte es nicht sofort erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“.
Wenn Sie die Word-Datei mit den Bildverknüpfungen weitergeben, beispielsweise als Anhang in einer E-Mail, müssen Sie die Bilder auch mit weitergeben und der Empfänger muss, wie eben beschrieben, die Links erneuern.
Sie können vor der Weitergabe die Bilder aber auch wieder in das Dokument integrieren, indem Sie im Menü „Einfügen“ und „Grafik\Aus Datei“ im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Grafik im Dokument speichern“ setzen. Damit vergrößern Sie allerdings wieder den Speicherbedarf des Dokuments.

Schreibt man seine Texte in Standardschriftarten wie beispielsweise „Arial“ oder „Times New Roman“, hat der Empfänger in der Regel keine Schwierigkeiten, den Text korrekt darzustellen. Verwenden Sie aber exotische Schriftarten, sollte man diese Fonds in das Dokument einbetten. Dann ist der Text auch für den Empfänger lesbar. Ist Ihr Dokument fertig, öffnen Sie im Menü „Extras“ das Untermenü „Optionen“. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte „Speichern“. Aktivieren Sie im Anschluss die Option „TrueType-Schriftarten einbetten“. Um Speicherplatz zu sparen – besonders wichtig für den Online-Versand von Dokumenten – müssen Sie nicht alle Zeichen integrieren. Aktivieren Sie deshalb noch zusätzlich die Option „Nur verwendete Zeichen einbetten“. Sie sollten die Fonds aber nur in Texte einbinden, die Sie an fremde PCs weitergeben.

Bekanntlich lassen sich empfangene Nachrichten mit Outlook weiterleiten. Allerdings lässt sich dabei der Text einer Nachricht beliebig verändern. Da Sie oft sensible E-Mails versenden, wollen Sie verhindern, dass man Ihren Originaltext manipuliert.
Jeder, der eine Nachricht weiterleitet, kann diese normalerweise auch verändern. Das ist sinnvoll, etwa um eigene Kommentare oder Bemerkungen einzufügen. Allerdings öffnet dies auch Tür und Tor für Manipulationen. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Vertraulichkeitsstufe Ihrer E-Mail ändern. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Klicken Sie im Menü der E-Mail auf „Ansicht/Optionen“. Wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit“ die Option „Privat“ und klicken Sie auf „Schließen“. Für die Empfänger dieser E-Mail ist es nun unmöglich, den Originaltext Ihrer Nachricht zu verändern, wenn Sie diese weiterleiten.

Normalerweise lässt sich der Originaltext einer E-Mail beim „Antworten“ oder „Weiterleiten“ beliebig verändern. Das ist durchaus sinnvoll, wenn es notwendig erscheint, Kommentare oder Antworten zu einer Mail hinzuzufügen.
Bei vertraulichen Dokumenten sieht das schon anders aus. Nette Kollegen können diese offene Art der Kommunikation schnell ausnutzen und mit Manipulationen beträchtlichen Schaden anrichten. Schon ein Komma an der falschen Stelle einer Bilanz kann zu ungeahnten Folgen führen.
Wenn Sie eine Mail vor einer Textmanipulation sichern wollen, klicken Sie im Menü der verfassten Mail auf „Ansicht“ und dann auf „Optionen“. Stellen
Sie im Anschluss im Feld „Vertraulichkeit“ den Begriff „Privat“ ein. Mit „Schließen“ verlassen Sie die Eingabe, der originale E-Mail-Text ist gesichert.