Officetipps

Obwohl PowerPoint viele Vorlagen mitliefert kann man, wenn man mit der Farbgebung der Vorlage doch nicht zufrieden ist, das Farbschema ändern. Zuerst die Vorlage auswählen und anschließend die Aufgabenleiste schließen. Jetzt im Menü Format den Befehl Foliendesign wählen und dann in der Aufgabenleiste Foliendesign auf den Eintrag Farbschemas anklicken. In der Aufgabenleiste sieht man jetzt eine Auswahl an Folien mit unterschiedlichen Farbzusammenstellungen. Auf eines der Vorschaubilder klicken, nun wird das Farbschema auf die Folien übertragen. So kann man immer sehen, wie die Farben auf den Folien wirken und um am Ende das passende Farbschema festzulegen. Dieses lässt sich auch dann noch ändern, wenn man schon mehrere Folien erstellt hat. Die Änderung bezieht sich automatisch auf alle Folien, die auf der entsprechenden Folie basiert. Gefällt einem keines der angebotenen Farbschemas, kann man die Farbe ändern, indem man in der Aufgabenleiste ganz unten auf den Eintrag Farbschemas bearbeiten klickt. Im folgenden Dialogfenster richtet man die Farben für die verschiedenen Objekte der Folie nacheinander ein. Dazu unter Schemafarben auf das Farbquadrat vor dem entsprechenden Eintrag klicken und anschließend auf Farbe ändern. Mit einem Klick auf Übernehmen bestätigt man die Farbänderung.

Wenn man seine privaten oder geschäftlichen E-Mails automatisch mit seiner Anschrift versehen will muss man erstmal eine Signatur einrichten. Der Befehl zum Einrichten dieser Signatur ist allerdings etwas versteckt. Zuerst Outlook starten und im Menü Extras den Eintrag Optionen auswählen, dann im gleichnamigen Dialogfenster zum Register E-Mail-Format wechseln und auf die Schaltfläche Signaturen klicken. Um eine Signatur anzulegen, klickt man im nächsten Dialog auf die Schaltfläche Neu und vergibt zunächst einen Namen für die Signatur, dann das Fenster mit OK schließen. Anschließend im Fenster Signatur bearbeiten seine persönlichen Daten eingeben. In E-Mails die in HTML-Format verschickt werden können Signaturen auch formatiert werden. Dazu einfach die Anschrift markieren und die passende Schriftart und Farbe über die Symbole oberhalb des Eingabefeldes auswählen. Nun legt man noch fest wann die Signatur an E-Mails angehängt werden soll. Dazu im Textfeld Neue Nachrichten die eigene Signatur auswählen. Alle neu verfassten E-Mails erhalten dann automatisch diese Signatur. Wenn man im Feld Antworten/Weiterleiten ebenfalls seine Signatur auswählt, wird diese auch an Antwort-Mails oder an weitergeleitete E-Mails angehängt. Jetzt die Angaben mit Klick auf OK und auch die Dialog Optionen mit OK schließen.

Die Webseite www.koolwire.com übersetzt Office-Dokumente ins PDF-Format – und umgekehrt. Kostenlos, zuverlässig und schnell. Auch MP3 und Wave lassen sich wandeln, auch per E-Mail. Da sich nicht kontrollieren lässt was mit den Daten passiert, sollte man keine sensiblen Dokumente hoch laden oder einsenden.

Listen in Word lassen sich zwar recht einfach bearbeiten, einfacher geht es aber, wenn man die Listen in Tabellen umwandelt, außer dem kann man dann bequemer die Spaltenbreite bestimmen. Um eine umfangreiche Adressliste, die mithilfe von Tabulatoren erstellt wurde, in eine Tabelle umzuwandeln, markiert man zunächst die gesamte Liste und wählt den Befehl Tabelle/Umwandeln/Text in Tabelle. Im folgenden Fenster zeigt Word an, wie die Aufteilung in die Tabelle erfolgen wird. Jetzt sieht man wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle umfassen wird. Abhängig ist die Aufteilung von den Trennzeichen. Wurde die Liste mithilfe von Tabulatoren erstellt, erkennt Word diese als Trennzeichen. Jede Tabulator-Marke wird dabei zu einer Spalte. Die Anzahl der Zeilen wiederum wird durch die Anzahl der Absatzmarken bestimmt. Word kann als Trennzeichen auch Strichpunkte, Absatzmarken oder beliebige andere Zeichen interpretieren. Sollten etwa Bindestriche als Trennzeichen in der Liste stehen, trägt man diese Zeichen im Bereich Text trennen bei unter Andere ein.

Excel bietet mit dem Autofilter eine komfortable Möglichkeit zur Auswertung von Daten. Damit wählt man bestimmte Einträge aus einer Tabelle und hebt diese hervor.
Zuerst markiert man die Überschriftenzeile in der Tabelle, aktiviert in der Menüleiste den Befehl Daten, zieht den Cursor auf den Eintrag Filter und klickt im Untermenü auf den Befehl Autofilter. Die Spalten in der Überschriftenzeile der Tabelle werden mit kleinen Auswahlpfeilen versehen. Nun auf die Spalte, aus der man die Einträge filtern möchten, klicken. Excel zeigt jetzt eine Auswahlliste an. Den gewünschten Eintrag markieren, schon werden die passenden Einträge gefiltert. Der Auswahlpfeil der gewählten Spalte wird blau dargestellt. Um wieder alle Einträge zu sehen, klickt man auf den Auswahlpfeil und dort auf den Eintrag Alle. Danach kann man auch nach mehreren Spalten gleichzeitig filtern, jede gefilterte Spalte zeigt einen blauen Auswahlpfeil an. Um alle Filterungen mit einem einzigen Vorgang wieder rückgängig zu machen, wählt man den Menübefehl Daten aus, dann Filter und klickt im Untermenü auf den Befehl Alle anzeigen.

Wenn man eine Tabelle kommentieren will, bietet es sich an, diese Kommentare in ein Textfeld einzubauen. Textfelder haben dabei den Vorteil, dass sie an einer beliebigen Stelle in der Tabelle positioniert werden können. Um ein Textfeld einzufügen, lässt man sich die Symbolleiste „Zeichnen“ über den Befehl Ansicht/Symbolleiste/Zeichnen einblenden und klickt anschließend in dieser Symbolleiste auf das Textfeld-Symbol. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen nach unten zeigenden dünnen Pfeil. Die Maustaste an der Stelle drücken, an der das Textfeld eingefügt werden soll, dann mit gedrückter Maustaste ein Rechteck in die Tabelle ziehen. In dieses Rechteck gibt man anschließend den gewünschten Text ein. Der Text lässt sich nun formatieren, z. B. dem Textfeld einen Hintergrund oder einen Rahmen zuordnen. Dazu klickt man mit dem Mauszeiger doppelt auf die Rahmenlinie des Textfeldes. Im folgenden Dialog wechselt man nun zum Register Farben und Linien und klickt unter Ausfüllen etwa auf das Textfeld Farbe, um die Hintergrundfarbe zu bestimmen. Im Bereich Linien stellt man sowohl die Farbe als auch die Art der Linie ein. Ein weiterer Vorteil des Textfeldes ist, dass man die Textausrichtung ändern kann. Dazu im Dialog Textfeld formatieren zum Register Ausrichtung wechseln, dort schließlich die gewünschte Textausrichtung auswählen. Um das Textfeld an eine andere Stelle in der Tabelle zu verschieben, führt man den Mauszeiger auf die Rahmenlinie des Textfeldes, klickt mit der Maus darauf und zieht das Textfeld mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle auf dem Arbeitsblatt.

Wenn man sicher gehen will, dass der Empfänger die soeben gesendete E-Mail auch gelesen hat, fordert man einfach für diese E-Mail eine Lesebestätigung an.
Dazu klickt man nach dem Entwurf der E-Mail in der Toolbar auf den Eintrag Optionen. Doch Achtung, nicht diese Option mit der gleichnamigen Funktion im Menü Extras verwechseln. Es öffnet sich der Dialog Nachrichtenoptionen. Hier kann man dann wichtige Einstellungen für Nachrichten auswählen. In unserem Fall aktiviert man unter Abstimmungs- und Verlaufoptionen den Eintrag das Lesen dieser Nachricht bestätigen.

Outlook besitzt wie auch alle anderen Office-Anwendungen eine Rechtschreibprüfung, die beim Eingeben einer E-Mail die korrekte Schreibung prüft. Besondere Einstellungen für die Rechtschreibprüfung müssen jedoch für jedes Programm gesondert eingestellt werden. Um die Rechtschreibprüfung in Outlook anzupassen, wählt man den Befehl Extras/Optionen, wechselt im folgenden Fenster zum Register Rechtschreibung und klickt dort auf die Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur. Möchten man nicht, dass jeder Absatz mit einem Großbuchstaben beginnt, klickt man auf Autokorrektur-Optionen, deaktiviert die Kontrollbox, Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. In der Liste Während der Eingabe kann man Wörter eingeben, die häufig falsch geschrieben werden oder Wörter streichen, die nicht korrigiert werden sollen. Zudem sollte über das Register AutoFormat festgelegt werden, wie ein formatierter Text behandelt werden soll.