Officetipps

Gerade Outlook ist ständigen Veränderungen unterworfen.
Einträge werden zugefügt, gelöscht oder verschoben, was über kurz oder lang zu Programmabstürzen führen kann. Stürzt Ihr Outlook manchmal ab, nutzen Sie doch einfach die Reparaturfunktion des Programms, die seit der Version Outlook 2000 auf der Installations-CD mitgeliefert wird.
Sichern Sie über „Datei/Exportieren/In eine Datei exportieren“ zunächst alle Outlook-Informationen, legen Sie die Installations-CD ein und gehen Sie auf „?/Erkennen und Reparieren“. In Outlook 2007 heißt der entsprechende Befehl „?/Microsoft Office-Diagnose“.
Die Option „Meine Verknüpfungen während der Überprüfung wiederherstellen“ bleibt eingeschaltet. Ab Outlook XP gibt es die Option „Benutzerdefinierte Einstellungen verwerfen und Standardeinstellungen wiederherstellen“, die Sie aktivieren, wenn Sie vermuten, dass kürzlich vorgenommene Einstellungen Ihrerseits die Probleme hervorrufen.
Klicken Sie auf „starten“ und folgen Sie den Anweisungen.

Wenn man seine privaten oder geschäftlichen E-Mails automatisch mit seiner Anschrift versehen will muss man erstmal eine Signatur einrichten. Der Befehl zum Einrichten dieser Signatur ist allerdings etwas versteckt. Zuerst Outlook starten und im Menü Extras den Eintrag Optionen auswählen, dann im gleichnamigen Dialogfenster zum Register E-Mail-Format wechseln und auf die Schaltfläche Signaturen klicken. Um eine Signatur anzulegen, klickt man im nächsten Dialog auf die Schaltfläche Neu und vergibt zunächst einen Namen für die Signatur, dann das Fenster mit OK schließen. Anschließend im Fenster Signatur bearbeiten seine persönlichen Daten eingeben. In E-Mails die in HTML-Format verschickt werden können Signaturen auch formatiert werden. Dazu einfach die Anschrift markieren und die passende Schriftart und Farbe über die Symbole oberhalb des Eingabefeldes auswählen. Nun legt man noch fest wann die Signatur an E-Mails angehängt werden soll. Dazu im Textfeld Neue Nachrichten die eigene Signatur auswählen. Alle neu verfassten E-Mails erhalten dann automatisch diese Signatur. Wenn man im Feld Antworten/Weiterleiten ebenfalls seine Signatur auswählt, wird diese auch an Antwort-Mails oder an weitergeleitete E-Mails angehängt. Jetzt die Angaben mit Klick auf OK und auch die Dialog Optionen mit OK schließen.

Wenn man sicher gehen will, dass der Empfänger die soeben gesendete E-Mail auch gelesen hat, fordert man einfach für diese E-Mail eine Lesebestätigung an.
Dazu klickt man nach dem Entwurf der E-Mail in der Toolbar auf den Eintrag Optionen. Doch Achtung, nicht diese Option mit der gleichnamigen Funktion im Menü Extras verwechseln. Es öffnet sich der Dialog Nachrichtenoptionen. Hier kann man dann wichtige Einstellungen für Nachrichten auswählen. In unserem Fall aktiviert man unter Abstimmungs- und Verlaufoptionen den Eintrag das Lesen dieser Nachricht bestätigen.

Outlook besitzt wie auch alle anderen Office-Anwendungen eine Rechtschreibprüfung, die beim Eingeben einer E-Mail die korrekte Schreibung prüft. Besondere Einstellungen für die Rechtschreibprüfung müssen jedoch für jedes Programm gesondert eingestellt werden. Um die Rechtschreibprüfung in Outlook anzupassen, wählt man den Befehl Extras/Optionen, wechselt im folgenden Fenster zum Register Rechtschreibung und klickt dort auf die Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur. Möchten man nicht, dass jeder Absatz mit einem Großbuchstaben beginnt, klickt man auf Autokorrektur-Optionen, deaktiviert die Kontrollbox, Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. In der Liste Während der Eingabe kann man Wörter eingeben, die häufig falsch geschrieben werden oder Wörter streichen, die nicht korrigiert werden sollen. Zudem sollte über das Register AutoFormat festgelegt werden, wie ein formatierter Text behandelt werden soll.

Bekanntlich lassen sich empfangene Nachrichten mit Outlook weiterleiten. Allerdings lässt sich dabei der Text einer Nachricht beliebig verändern. Da Sie oft sensible E-Mails versenden, wollen Sie verhindern, dass man Ihren Originaltext manipuliert.
Jeder, der eine Nachricht weiterleitet, kann diese normalerweise auch verändern. Das ist sinnvoll, etwa um eigene Kommentare oder Bemerkungen einzufügen. Allerdings öffnet dies auch Tür und Tor für Manipulationen. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Vertraulichkeitsstufe Ihrer E-Mail ändern. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Klicken Sie im Menü der E-Mail auf „Ansicht/Optionen“. Wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit“ die Option „Privat“ und klicken Sie auf „Schließen“. Für die Empfänger dieser E-Mail ist es nun unmöglich, den Originaltext Ihrer Nachricht zu verändern, wenn Sie diese weiterleiten.

Normalerweise lässt sich der Originaltext einer E-Mail beim “Antworten” oder “Weiterleiten” beliebig verändern. Das ist durchaus sinnvoll, wenn es notwendig erscheint, Kommentare oder Antworten zu einer Mail hinzuzufügen.
Bei vertraulichen Dokumenten sieht das schon anders aus. Nette Kollegen können diese offene Art der Kommunikation schnell ausnutzen und mit Manipulationen beträchtlichen Schaden anrichten. Schon ein Komma an der falschen Stelle einer Bilanz kann zu ungeahnten Folgen führen.
Wenn Sie eine Mail vor einer Textmanipulation sichern wollen, klicken Sie im Menü der verfassten Mail auf “Ansicht” und dann auf “Optionen”. Stellen
Sie im Anschluss im Feld “Vertraulichkeit” den Begriff “Privat” ein. Mit “Schließen” verlassen Sie die Eingabe, der originale E-Mail-Text ist gesichert.