Officetipps

Listen in Word lassen sich zwar recht einfach bearbeiten, einfacher geht es aber, wenn man die Listen in Tabellen umwandelt, außer dem kann man dann bequemer die Spaltenbreite bestimmen. Um eine umfangreiche Adressliste, die mithilfe von Tabulatoren erstellt wurde, in eine Tabelle umzuwandeln, markiert man zunächst die gesamte Liste und wählt den Befehl Tabelle/Umwandeln/Text in Tabelle. Im folgenden Fenster zeigt Word an, wie die Aufteilung in die Tabelle erfolgen wird. Jetzt sieht man wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle umfassen wird. Abhängig ist die Aufteilung von den Trennzeichen. Wurde die Liste mithilfe von Tabulatoren erstellt, erkennt Word diese als Trennzeichen. Jede Tabulator-Marke wird dabei zu einer Spalte. Die Anzahl der Zeilen wiederum wird durch die Anzahl der Absatzmarken bestimmt. Word kann als Trennzeichen auch Strichpunkte, Absatzmarken oder beliebige andere Zeichen interpretieren. Sollten etwa Bindestriche als Trennzeichen in der Liste stehen, trägt man diese Zeichen im Bereich Text trennen bei unter Andere ein.

Normalerweise kann man sich auf die automatische Silbentrennung verlassen. Deshalb sollte man sie auch im Menü über Extras/Sprache/Silbentrennung/ Automatische Silbentrennung eingeschaltet lassen. Doch insbesondere bei fremdsprachigen Einschüben kann es sinnvoll sein, diese Funktion auszuschalten, weil man sich damit die lästigen Korrekturen erspart. So geht’s: Den Cursor in den Absatz positionieren und auf Format/Absatz klicken, auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch vor dem Eintrag „Keine Silbentrennung“ einen Kontrollhaken setzten. Neben der automatischen Silbentrennung kann man die Trennungen auch manuell durchführen. Dazu auf der Menüleiste auf Extras/Sprache/Silbentrennung/Manuel, klicken. Diesen Schritt sollte man aber erst durchführen wenn das Dokument fertig gestellt ist, denn sobald sich ein Wort verschiebt, kann es zu Trennungen mitten in der Zeile kommen.

Absatzmarken oder Tabulatoren lassen sich unter Word in der Regel nur schrittweise verschieben. Wenn Sie aber gleichzeitig die [Alt]-Taste drücken, haben Sie die Möglichkeit, die Abstandshalter und Absatzpositionen millimetergenau festzulegen. Im gleichen Moment blendet Word die genaue Maßangabe im Lineal ein. Doch auch ohne Tastatur ist eine genaue Positionierung möglich: Bewegen Sie den Mauszeiger an die Tabulatormarke oder den Einzug, den Sie ändern wollen und drücken Sie im Anschluss beide Maustasten gleichzeitig. Word zeigt Ihnen nun ebenfalls die Abstände in Zentimetern an.

Wenn Sie in einem Word-Dokument Textpassagen gelöscht haben, heißt das noch lange nicht, dass die Einträge endgültig verschwunden sind. Wenn man das Dokument mit einem anderen Editor öffnet, beispielsweise mit „Notepad“, kann es passieren, dass die gelöschten Einträge plötzlich wieder auftauchen und lesbar sind.
Das kann bei vertraulichen Dokumenten fatale Folgen haben. Sie löschen den Text endgültig, indem Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Optionen“ aktivieren. Im Register „Speichern“ müssen Sie das Häkchen vor dem Eintrag „Schnellspeichern zulassen“ entfernen. Wenn Sie mit „OK“ bestätigen, sind gelöschte Textfragmente endgültig aus dem Dokument verschwunden.

Oft erhält man Word-Dokumente, die ein Bild oder Foto enthalten. Word bietet jedoch keine Möglichkeit an, dieses als separate Datei zu speichern. Mithilfe von PowerPoint lassen sich die Fotos verlustfrei speichern. Markieren Sie das Bild in Word und kopieren Sie es in die Zwischenablage mit der Tastenkombination „Strg + C“. Starten Sie PowerPoint und erstellen Sie ein neues Dokument. Fügen Sie das Bild mit „Strg + V“ ein. Markieren Sie das Bild und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie nun den Befehl „Als Grafik speichern…“. Um das Bild verlustfrei zu sichern, ändern Sie den Dateityp auf „.tif“ oder „.bmp“.
Wenn Sie kein PowerPoint besitzen, dann speichern Sie das Word-Dokument als HTML-Datei. Gehen Sie auf „Datei/Speichern unter“ und wählen Sie als Dateityp „Website (*.htm,*.html)“. Word speichert nun das Dokument als HTML-Datei und legt zusätzlich einen entsprechenden Unterordner an, in dem Sie alle Grafiken, die im Word-Dokument enthalten waren, als Dateien speichern können.

Zum Start der Rechtschreibreform hat Microsoft schon vor Jahren seine Word-Versionen entsprechend aktualisiert. Einige umstrittene und unklare Regelungen wurden jedoch noch einmal geändert und sind erst seit August 2007 wirksam. Wir verraten, wie Sie die Rechtschreibprüfung von Word auf den allerneusten Stand bringen. Aktualisieren Sie zunächst Word und Office. Rufen Sie im Internet Explorer tinyurl.com/2ggd6e und klicken Sie auf „Weiter“. Installieren Sie alle vorgeschlagenen Office-Updates. Bitte halten Sie hierfür auch Ihre Office-CD griffbereit, nach der manchmal verlangt wird. Word-2003-Anwender gehen auf support.microsoft.com/kb/923348/de Dort finden Sie eine Beschreibung zum Rechtschreibproblem. Suchen Sie nach dem Abschnitt „Client-Update (Einzelcomputer)“ und klicken Sie dort auf „Paket Office2003- KB923348-DEU.exe jetzt herunterladen“. Nachdem Sie die etwa 10 MByte große EXE-Datei heruntergeladen haben, beenden Sie alle aktiven Office-Programme. Starten Sie die EXE-Datei und geben Sie ein beliebiges Verzeichnis an (etwa „C:\temp“), in das die Update-Dateien entpackt werden. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Mssp3ge.msp“ und folgen Sie den Anweisungen. Sie müssen den PC nicht neu starten, sondern können Word sofort öffnen. Die geänderte Rechtschreibprüfung steht jetzt zur Verfügung. Word-2002-Anwender rufen die Seite support.microsoft.com/kb/923347/de auf. Scrollen Sie zum Abschnitt „Client-Update (Einzelcomputer)“ und klicken Sie auf „Paket OfficeXP KB923347-DEU.exe jetzt herunterladen“. Starten Sie nach dem Download diese etwa 6 MByte große EXE-Datei und geben Sie ein beliebiges Verzeichnis an, in das alle Update-Dateien entpackt werden. Klicken Sie dort doppelt auf „Mssp3ge.msp“ und folgen auch hier den weiteren Anweisungen.

Damit Word-Dokumente mit vielen Bildern und Grafiken nicht zu groß werden, sollten Sie diese nicht in das Dokument einfügen, sondern mit dem Dokument verknüpfen. Wenn Sie ein Bild oder eine Grafik mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, müssen Sie in diesem Fall im Menü „Einfügen“ den Punkt „Grafik\Aus Datei“ wählen. Im Anschluss setzen Sie im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Verknüpfung mit Datei“. Gegebenenfalls müssen Sie, wenn vorhanden, das Häkchen bei „Mit Dokument speichern“ entfernen, um eine direkte Einbettung des Bildes in das Dokument zu verhindern. Jetzt ist nur ein Link im Dokument auf das entsprechende Bild vorhanden und die Datei bleibt klein und handhabbar. Es gibt aber jetzt einiges zu beachten:
Sie dürfen die Bilddatei nun nicht mehr umbenennen oder an einen anderen Ort verschieben. Word würde so das Bild nicht mehr finden und nur einen leeren Grafikrahmen darstellen. Sollte es doch geschehen, müssen Sie eine neue Verknüpfung aufbauen.
Klicken Sie den leeren Bilderrahmen mit der rechten Maustaste an, er sollte nun mit kleinen, schwarzen Quadraten eingefasst sein. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Verknüpfungen“ aus.
Über die Schaltfläche „Quelle wechseln“ geben Sie den aktuellen Pfad zum neuen Speicherort des Bildes ein. Sollte es nicht sofort erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“.
Wenn Sie die Word-Datei mit den Bildverknüpfungen weitergeben, beispielsweise als Anhang in einer E-Mail, müssen Sie die Bilder auch mit weitergeben und der Empfänger muss, wie eben beschrieben, die Links erneuern.
Sie können vor der Weitergabe die Bilder aber auch wieder in das Dokument integrieren, indem Sie im Menü „Einfügen“ und „Grafik\Aus Datei“ im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Grafik im Dokument speichern“ setzen. Damit vergrößern Sie allerdings wieder den Speicherbedarf des Dokuments.

Schreibt man seine Texte in Standardschriftarten wie beispielsweise “Arial” oder “Times New Roman”, hat der Empfänger in der Regel keine Schwierigkeiten, den Text korrekt darzustellen. Verwenden Sie aber exotische Schriftarten, sollte man diese Fonds in das Dokument einbetten. Dann ist der Text auch für den Empfänger lesbar. Ist Ihr Dokument fertig, öffnen Sie im Menü “Extras” das Untermenü “Optionen”. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte “Speichern”. Aktivieren Sie im Anschluss die Option “TrueType-Schriftarten einbetten”. Um Speicherplatz zu sparen – besonders wichtig für den Online-Versand von Dokumenten – müssen Sie nicht alle Zeichen integrieren. Aktivieren Sie deshalb noch zusätzlich die Option “Nur verwendete Zeichen einbetten”. Sie sollten die Fonds aber nur in Texte einbinden, die Sie an fremde PCs weitergeben.