Officetipps

Wenn man seine privaten oder geschäftlichen E-Mails automatisch mit seiner Anschrift versehen will muss man erstmal eine Signatur einrichten. Der Befehl zum Einrichten dieser Signatur ist allerdings etwas versteckt. Zuerst Outlook starten und im Menü Extras den Eintrag Optionen auswählen, dann im gleichnamigen Dialogfenster zum Register E-Mail-Format wechseln und auf die Schaltfläche Signaturen klicken. Um eine Signatur anzulegen, klickt man im nächsten Dialog auf die Schaltfläche Neu und vergibt zunächst einen Namen für die Signatur, dann das Fenster mit OK schließen. Anschließend im Fenster Signatur bearbeiten seine persönlichen Daten eingeben. In E-Mails die in HTML-Format verschickt werden können Signaturen auch formatiert werden. Dazu einfach die Anschrift markieren und die passende Schriftart und Farbe über die Symbole oberhalb des Eingabefeldes auswählen. Nun legt man noch fest wann die Signatur an E-Mails angehängt werden soll. Dazu im Textfeld Neue Nachrichten die eigene Signatur auswählen. Alle neu verfassten E-Mails erhalten dann automatisch diese Signatur. Wenn man im Feld Antworten/Weiterleiten ebenfalls seine Signatur auswählt, wird diese auch an Antwort-Mails oder an weitergeleitete E-Mails angehängt. Jetzt die Angaben mit Klick auf OK und auch die Dialog Optionen mit OK schließen.

Bekanntlich lassen sich empfangene Nachrichten mit Outlook weiterleiten. Allerdings lässt sich dabei der Text einer Nachricht beliebig verändern. Da Sie oft sensible E-Mails versenden, wollen Sie verhindern, dass man Ihren Originaltext manipuliert.
Jeder, der eine Nachricht weiterleitet, kann diese normalerweise auch verändern. Das ist sinnvoll, etwa um eigene Kommentare oder Bemerkungen einzufügen. Allerdings öffnet dies auch Tür und Tor für Manipulationen. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Vertraulichkeitsstufe Ihrer E-Mail ändern. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Klicken Sie im Menü der E-Mail auf „Ansicht/Optionen“. Wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit“ die Option „Privat“ und klicken Sie auf „Schließen“. Für die Empfänger dieser E-Mail ist es nun unmöglich, den Originaltext Ihrer Nachricht zu verändern, wenn Sie diese weiterleiten.