Officetipps

Wenn man eine Tabelle kommentieren will, bietet es sich an, diese Kommentare in ein Textfeld einzubauen. Textfelder haben dabei den Vorteil, dass sie an einer beliebigen Stelle in der Tabelle positioniert werden können. Um ein Textfeld einzufügen, lässt man sich die Symbolleiste „Zeichnen“ über den Befehl Ansicht/Symbolleiste/Zeichnen einblenden und klickt anschließend in dieser Symbolleiste auf das Textfeld-Symbol. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen nach unten zeigenden dünnen Pfeil. Die Maustaste an der Stelle drücken, an der das Textfeld eingefügt werden soll, dann mit gedrückter Maustaste ein Rechteck in die Tabelle ziehen. In dieses Rechteck gibt man anschließend den gewünschten Text ein. Der Text lässt sich nun formatieren, z. B. dem Textfeld einen Hintergrund oder einen Rahmen zuordnen. Dazu klickt man mit dem Mauszeiger doppelt auf die Rahmenlinie des Textfeldes. Im folgenden Dialog wechselt man nun zum Register Farben und Linien und klickt unter Ausfüllen etwa auf das Textfeld Farbe, um die Hintergrundfarbe zu bestimmen. Im Bereich Linien stellt man sowohl die Farbe als auch die Art der Linie ein. Ein weiterer Vorteil des Textfeldes ist, dass man die Textausrichtung ändern kann. Dazu im Dialog Textfeld formatieren zum Register Ausrichtung wechseln, dort schließlich die gewünschte Textausrichtung auswählen. Um das Textfeld an eine andere Stelle in der Tabelle zu verschieben, führt man den Mauszeiger auf die Rahmenlinie des Textfeldes, klickt mit der Maus darauf und zieht das Textfeld mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle auf dem Arbeitsblatt.

Damit Word-Dokumente mit vielen Bildern und Grafiken nicht zu groß werden, sollten Sie diese nicht in das Dokument einfügen, sondern mit dem Dokument verknüpfen. Wenn Sie ein Bild oder eine Grafik mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, müssen Sie in diesem Fall im Menü „Einfügen“ den Punkt „Grafik\Aus Datei“ wählen. Im Anschluss setzen Sie im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Verknüpfung mit Datei“. Gegebenenfalls müssen Sie, wenn vorhanden, das Häkchen bei „Mit Dokument speichern“ entfernen, um eine direkte Einbettung des Bildes in das Dokument zu verhindern. Jetzt ist nur ein Link im Dokument auf das entsprechende Bild vorhanden und die Datei bleibt klein und handhabbar. Es gibt aber jetzt einiges zu beachten:
Sie dürfen die Bilddatei nun nicht mehr umbenennen oder an einen anderen Ort verschieben. Word würde so das Bild nicht mehr finden und nur einen leeren Grafikrahmen darstellen. Sollte es doch geschehen, müssen Sie eine neue Verknüpfung aufbauen.
Klicken Sie den leeren Bilderrahmen mit der rechten Maustaste an, er sollte nun mit kleinen, schwarzen Quadraten eingefasst sein. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Verknüpfungen“ aus.
Über die Schaltfläche „Quelle wechseln“ geben Sie den aktuellen Pfad zum neuen Speicherort des Bildes ein. Sollte es nicht sofort erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“.
Wenn Sie die Word-Datei mit den Bildverknüpfungen weitergeben, beispielsweise als Anhang in einer E-Mail, müssen Sie die Bilder auch mit weitergeben und der Empfänger muss, wie eben beschrieben, die Links erneuern.
Sie können vor der Weitergabe die Bilder aber auch wieder in das Dokument integrieren, indem Sie im Menü „Einfügen“ und „Grafik\Aus Datei“ im Fenster „Grafik einfügen“ ein Häkchen im Feld „Grafik im Dokument speichern“ setzen. Damit vergrößern Sie allerdings wieder den Speicherbedarf des Dokuments.