Officetipps

Listen in Word lassen sich zwar recht einfach bearbeiten, einfacher geht es aber, wenn man die Listen in Tabellen umwandelt, außer dem kann man dann bequemer die Spaltenbreite bestimmen. Um eine umfangreiche Adressliste, die mithilfe von Tabulatoren erstellt wurde, in eine Tabelle umzuwandeln, markiert man zunächst die gesamte Liste und wählt den Befehl Tabelle/Umwandeln/Text in Tabelle. Im folgenden Fenster zeigt Word an, wie die Aufteilung in die Tabelle erfolgen wird. Jetzt sieht man wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle umfassen wird. Abhängig ist die Aufteilung von den Trennzeichen. Wurde die Liste mithilfe von Tabulatoren erstellt, erkennt Word diese als Trennzeichen. Jede Tabulator-Marke wird dabei zu einer Spalte. Die Anzahl der Zeilen wiederum wird durch die Anzahl der Absatzmarken bestimmt. Word kann als Trennzeichen auch Strichpunkte, Absatzmarken oder beliebige andere Zeichen interpretieren. Sollten etwa Bindestriche als Trennzeichen in der Liste stehen, trägt man diese Zeichen im Bereich Text trennen bei unter Andere ein.

Wenn man eine Tabelle kommentieren will, bietet es sich an, diese Kommentare in ein Textfeld einzubauen. Textfelder haben dabei den Vorteil, dass sie an einer beliebigen Stelle in der Tabelle positioniert werden können. Um ein Textfeld einzufügen, lässt man sich die Symbolleiste „Zeichnen“ über den Befehl Ansicht/Symbolleiste/Zeichnen einblenden und klickt anschließend in dieser Symbolleiste auf das Textfeld-Symbol. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen nach unten zeigenden dünnen Pfeil. Die Maustaste an der Stelle drücken, an der das Textfeld eingefügt werden soll, dann mit gedrückter Maustaste ein Rechteck in die Tabelle ziehen. In dieses Rechteck gibt man anschließend den gewünschten Text ein. Der Text lässt sich nun formatieren, z. B. dem Textfeld einen Hintergrund oder einen Rahmen zuordnen. Dazu klickt man mit dem Mauszeiger doppelt auf die Rahmenlinie des Textfeldes. Im folgenden Dialog wechselt man nun zum Register Farben und Linien und klickt unter Ausfüllen etwa auf das Textfeld Farbe, um die Hintergrundfarbe zu bestimmen. Im Bereich Linien stellt man sowohl die Farbe als auch die Art der Linie ein. Ein weiterer Vorteil des Textfeldes ist, dass man die Textausrichtung ändern kann. Dazu im Dialog Textfeld formatieren zum Register Ausrichtung wechseln, dort schließlich die gewünschte Textausrichtung auswählen. Um das Textfeld an eine andere Stelle in der Tabelle zu verschieben, führt man den Mauszeiger auf die Rahmenlinie des Textfeldes, klickt mit der Maus darauf und zieht das Textfeld mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle auf dem Arbeitsblatt.